Vertragsmanagement leicht gemacht
Vertragsmanagement ist einer der kritischsten Aspekte bei der Verwaltung Ihrer Geschäftsbeziehungen. Es ist wichtig, das richtige System zu benutzen. Out-of-the-Box Vertragsmanagement (CM) ‑Lösungen erfüllen oft die organisatorischen Bedürfnisse effektiver als die Erstellung einer benutzerdefinierten CM-Lösung. Mit M‑Files Contract Management ist eine optimale Cloud-Lösung für die Erstellung, Überprüfung und Genehmigung von Verträgen vorhanden, um Konsistenz, Transparenz und Rechenschaftspflicht zu erreichen. Schauen Sie sich die
M‑Files Contract Management Broschüre für einen Überblick über Vorteile an.
Transparenz
Ohne den einfachen Zugang zu Verträgen, gefährden Beschaffungsmitarbeiter und Vertragsmanager den Wert der Vereinbarungen. M‑Files vereint Verträge und Vertragsdaten in einer einheitlichen Ansicht, um sicherzustellen, dass jeder auf der gleichen und aktuellen Version zusammenarbeitet.
Compliance und Kontrolle
M‑Files bietet eine vollständige Audit-Historie und Versionskontrolle. Automatische Berechtigungen stellen sicher, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf die Daten haben. Auf der Einkaufsseite können Unternehmen höhere Einsparungen erzielen, indem sie die “Off-Contract” ‑Ausgaben durch die Verfolgung von Rabatten reduzieren und dafür sorgen, dass ausgehandelte Einsparungen erfasst werden.
Effizienz
Die Automatisierung des Vertragsmanagements erhöht die Effizienz und strafft Prozesse. In M‑Files CM verschieben automatische Workflows Verträge entsprechend ihrem Lebenszyklus und halten die Mitarbeiter über neue Aufgaben mit Meldungen und Zuweisungen auf dem aktuellen Stand.
M‑Files Vertragsmanagement unterstützt den gesamten Lebenszyklus eines Vertrages
Initiieren und Anfordern
Vertragsvorlagen können erstellt werden, um den Startprozess zu rationalisieren. Die Vorlagenbibliothek enthält genehmigte und versionierte Vertragsvorlagen.
Überprüfen und Genehmigen
Flexible Workflows ermöglichen mehrstufige Reviews und Freigaben.
Ausführen
Meilensteine, Verpflichtungen und Probleme werden mit automatisierten Zuordnungen und Mitteilungen organisiert.
Suchen und Abrufen
Erweiterte Suche und flexible Ansichten sorgen für schnellen Vertragsabruf.
Signieren Sie elektronisch
Dokumente können mit den eSignature-Funktionen von DocuSign oder der M‑Files Mobile App signiert werden.
Entwürfe und Verhandlungen
Während des Entwurfs und des Verhandlungsprozesses werden Entwürfe automatisch versioniert. Die Integration von Microsoft Office und Office 365 fördert die Zusammenarbeit.
Verwalten
Verträge werden mit Schlüsselmetadaten wie Kunden, Projekten oder Typen indiziert, um den Inhalt dynamisch zu organisieren. Änderungen, Anhänge und sonstige damit zusammenhängende Dokumente können mit dem Hauptvertrag und den dynamischen Dashboards verknüpft werden, die den Status, den Verfall und andere Meilensteine anzeigen.
Erneuern und Archivieren
Automatische manuelle Erneuerung oder Archivierung von Verträgen kann prozessgesteuert erfolgen. Auf der Verkaufsseite erlauben Warnmeldungen zum Verfallsdatum mehr Zeit für Up- und Cross-Selling.
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