abConsultants begutachtet Lärmsituationen und sorgt während der Planung von Immobilien, Wohngebieten oder Industrie- und Freizeitanlagen für angemessenen Schallschutz. Mithilfe von Highend-Technik identifiziert abConsultants Schallquellen innerhalb kürzester Zeit. Mit leistungsfähiger Software simuliert abConsultants akustische Situationen. Aus den Mess- und Berechnungsergebnissen entwickelt abConsultants Strategien für aktiven und passiven Lärmschutz und eine angemessene akustische Behaglichkeit.

Im Jahr 2012 war abConsultants auf der Suche nach einer Software, mit der sie alle unternehmensrelevanten Informationen verwalten und Projekte möglichst automatisiert abwickeln kann. Es sollten verschiedene bestehende Softwarelösungen durch eine neue einheitliche, leistungsfähige Software abgelöst werden. Schwerpunkte bildeten dabei neben allgemeinen Themen wie der Verwaltung der Mitarbeiter und der Urlaubsplanung vor allem die Themen Kundenverwaltung, Projektabwicklung sowie die Erstellung und Verfolgung von Anfragen, Angeboten, Aufträgen und Bestellungen bei Zulieferern. Schnell war klar: Mit Intrexx lassen sich alle diese Anforderungen mit einer Software erfüllen. Vor allem die Flexibilität und hohe Integrationsfähigkeit der Software hat abConsultants von Anfang an überzeugt. Der Aufbau eines ersten individuellen und leistungsstarken Portals hat insgesamt nur ca. drei Monate gedauert. Seit der Einführung wurde das Portal sukzessive um weitere Funktionen erweitert.

Dabei führt vor allem die starke Verzahnung der Kundenverwaltung und dem Auftragswesen mit dem Projektmanagement zu einer großen Erleichterung in der Abwicklung von Projekten. Über ein detailliertes Reporting ist zudem der aktuelle Stand zu Aufträgen und Projekten jederzeit für die Geschäftsleitung und die Projektmanager abrufbar. Die gesamte Kommunikation, die zu einem Projekt anfällt, wird im Portal gespeichert, als Gesprächsnotiz, E‑Mail oder Dokument. Über den Exchange Connector werden eingehende E‑Mails zu Projekten automatisiert mit Metadaten zu Kunden, Ansprechpartner und Projekt versehen und über den M‑Files Connector als Dokument gespeichert. Ebenso werden alle Dokumente, die im Rahmen des Projektes entstehen über Intrexx in M‑Files abgelegt. Alle Metadaten zu Kunden, Ansprechpartnern, Projekten, Mitarbeitern und Dokumentkategorien werden ausschließlich in Intrexx gepflegt und mit M‑Files synchronisiert. Für die Bearbeitung der Dokumente werden die Workflows von M‑Files genutzt, wobei alle M‑Files Aufgaben für Mitarbeiter wie z.B. das Prüfen von Dokumenten auch in Intrexx angezeigt werden und dort direkt aufrufbar sind. Für alle Dokumente wird die jeweils aktuelle Version in Intrexx angezeigt und ist direkt in M‑Files aufrufbar. Damit werden die Vorteile beider Systeme in idealerweise genutzt. Mit M‑Files steht eine moderne, professionelle Dokumenten Management Software zur Verfügung, die automatische Versionierung, perfekte Integration in MS Office und den Zugriff auf Dateien in Netzverzeichnissen bietet. Über den M‑Files Connector können diese Möglichkeiten nun auch allen Dokumenten in Intrexx zur Verfügung gestellt werden. Wird z.B. ein Projektdokument in Word erstellt und in M‑Files gespeichert, steht dieses Dokument in Intrexx automatisch beim Projekt bzw. Kunden zur Verfügung. Werden Metadaten für das Dokument in Intrexx geändert, so wird dies mit dem Speichern in Intrexx nach M‑Files synchronisiert. Wird in Intrexx nach Dokumenten gesucht, wird automatisch die M‑Files Suche verwendet und die dort gefundenen Dokumente in Intrexx angezeigt. Wird ein Projektbericht zur Prüfung in M‑Files eingestellt, erhält der Mitarbeiter eine entsprechende Nachricht und kann dies über die in Intrexx angezeigte Aufgabe erledigen.

Mithilfe von Intrexx wurde ein wesentlicher Fortschritt bei der Digitalisierung des Unternehmens erreicht. Kein Wunder, dass die Geschäftsleitung und Mitarbeiter von abConsultants auf Ihr Portal stolz und mit dem Ergebnis sehr zufrieden sind.

Die Highlights

+ Schnelle und einfache Digitalisierung von Prozessen und Formularen

+ Große Unterstützung durch starke Verzahnung von Kunden, Projekten und Auftragsabwicklung

+ zentrale digitale Daten- und Dokumentverarbeitung

+ Vorteile eines professionellen DMS in Intrexx nutzbar

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