„Als Inge­nieur­bü­ro wol­len wir unse­re Pro­zes­se so gestal­ten, dass wir mit unse­rem papier­lo­sen Büro zu jeder­zeit und an jedem Ort aus­sa­ge­fä­hig gegen­über unse­ren Kun­den und unse­ren Mit­ar­bei­tern sind. Eine Ver­knüp­fung von Intrexx und M‑Files durch Por­tal­Con­sult bie­tet uns heu­te ein DMS, CMS, Pro­jekt­ma­nage­ment, Sales-Manage­ment-Sys­tem und Con­trol­ling-Instru­ment, wel­ches nicht nur als Abla­ge dient, son­dern durch Work­flow-Pro­zes­se, Berech­ti­gun­gen und Revi­si­ons­ver­fol­gung zur Qua­li­täts­stei­ge­rung und — Siche­rung bei­trägt. Wir dan­ken Por­tal­Con­sult für die immer schnel­le und pro­fes­sio­nel­le Umset­zung unse­rer zahl­rei­chen Anfor­de­run­gen.“

Sabi­na Sie­fert, Geschäfts­füh­rer, abCon­sul­tants GmbH


abCon­sul­tants begut­ach­tet Lärm­si­tua­tio­nen und sorgt wäh­rend der Pla­nung von Immo­bi­li­en, Wohn­ge­bie­ten oder Indus­trie- und Frei­zeit­an­la­gen für ange­mes­se­nen Schall­schutz. Mit­hil­fe von Hig­hend-Tech­nik iden­ti­fi­ziert abCon­sul­tants Schall­quel­len inner­halb kür­zes­ter Zeit. Mit leis­tungs­fä­hi­ger Soft­ware simu­liert abCon­sul­tants akus­ti­sche Situa­tio­nen. Aus den Mess- und Berech­nungs­er­geb­nis­sen ent­wi­ckelt abCon­sul­tants Stra­te­gi­en für akti­ven und pas­si­ven Lärm­schutz und eine ange­mes­se­ne akus­ti­sche Behag­lich­keit.

Im Jahr 2012 war abCon­sul­tants auf der Suche nach einer Soft­ware, mit der sie alle unter­neh­mens­re­le­van­ten Infor­ma­tio­nen ver­wal­ten und Pro­jek­te mög­lichst auto­ma­ti­siert abwi­ckeln kann. Es soll­ten ver­schie­de­ne bestehen­de Soft­ware­lö­sun­gen durch eine neue ein­heit­li­che, leis­tungs­fä­hi­ge Soft­ware abge­löst wer­den. Schwer­punk­te bil­de­ten dabei neben all­ge­mei­nen The­men wie der Ver­wal­tung der Mit­ar­bei­ter und der Urlaubs­pla­nung vor allem die The­men Kun­den­ver­wal­tung, Pro­jekt­ab­wick­lung sowie die Erstel­lung und Ver­fol­gung von Anfra­gen, Ange­bo­ten, Auf­trä­gen und Bestel­lun­gen bei Zulie­fe­rern. Schnell war klar: Mit Intrexx las­sen sich alle die­se Anfor­de­run­gen mit einer Soft­ware erfül­len. Vor allem die Fle­xi­bi­li­tät und hohe Inte­gra­ti­ons­fä­hig­keit der Soft­ware hat abCon­sul­tants von Anfang an über­zeugt. Der Auf­bau eines ers­ten indi­vi­du­el­len und leis­tungs­star­ken Por­tals hat ins­ge­samt nur ca. drei Mona­te gedau­ert. Seit der Ein­füh­rung wur­de das Por­tal suk­zes­si­ve um wei­te­re Funk­tio­nen erwei­tert.

Dabei führt vor allem die star­ke Ver­zah­nung der Kun­den­ver­wal­tung und dem Auf­trags­we­sen mit dem Pro­jekt­ma­nage­ment zu einer gro­ßen Erleich­te­rung in der Abwick­lung von Pro­jek­ten. Über ein detail­lier­tes Repor­ting ist zudem der aktu­el­le Stand zu Auf­trä­gen und Pro­jek­ten jeder­zeit für die Geschäfts­lei­tung und die Pro­jekt­ma­na­ger abruf­bar. Die gesam­te Kom­mu­ni­ka­ti­on, die zu einem Pro­jekt anfällt, wird im Por­tal gespei­chert, als Gesprächs­no­tiz, E‑Mail oder Doku­ment. Über den Exchan­ge Con­nec­tor wer­den ein­ge­hen­de E‑Mails zu Pro­jek­ten auto­ma­ti­siert mit Meta­da­ten zu Kun­den, Ansprech­part­ner und Pro­jekt ver­se­hen und über den M‑Files Con­nec­tor als Doku­ment gespei­chert. Eben­so wer­den alle Doku­men­te, die im Rah­men des Pro­jek­tes ent­ste­hen über Intrexx in M‑Files abge­legt. Alle Meta­da­ten zu Kun­den, Ansprech­part­nern, Pro­jek­ten, Mit­ar­bei­tern und Doku­ment­ka­te­go­ri­en wer­den aus­schließ­lich in Intrexx gepflegt und mit M‑Files syn­chro­ni­siert. Für die Bear­bei­tung der Doku­men­te wer­den die Work­flows von M‑Files genutzt, wobei alle M‑Files Auf­ga­ben für Mit­ar­bei­ter wie z.B. das Prü­fen von Doku­men­ten auch in Intrexx ange­zeigt wer­den und dort direkt auf­ruf­bar sind. Für alle Doku­men­te wird die jeweils aktu­el­le Ver­si­on in Intrexx ange­zeigt und ist direkt in M‑Files auf­ruf­bar. Damit wer­den die Vor­tei­le bei­der Sys­te­me in idea­ler­wei­se genutzt. Mit M‑Files steht eine moder­ne, pro­fes­sio­nel­le Doku­men­ten Manage­ment Soft­ware zur Ver­fü­gung, die auto­ma­ti­sche Ver­sio­nie­rung, per­fek­te Inte­gra­ti­on in MS Office und den Zugriff auf Datei­en in Netz­ver­zeich­nis­sen bie­tet. Über den M‑Files Con­nec­tor kön­nen die­se Mög­lich­kei­ten nun auch allen Doku­men­ten in Intrexx zur Ver­fü­gung gestellt wer­den. Wird z.B. ein Pro­jekt­do­ku­ment in Word erstellt und in M‑Files gespei­chert, steht die­ses Doku­ment in Intrexx auto­ma­tisch beim Pro­jekt bzw. Kun­den zur Ver­fü­gung. Wer­den Meta­da­ten für das Doku­ment in Intrexx geän­dert, so wird dies mit dem Spei­chern in Intrexx nach M‑Files syn­chro­ni­siert. Wird in Intrexx nach Doku­men­ten gesucht, wird auto­ma­tisch die M‑Files Suche ver­wen­det und die dort gefun­de­nen Doku­men­te in Intrexx ange­zeigt. Wird ein Pro­jekt­be­richt zur Prü­fung in M‑Files ein­ge­stellt, erhält der Mit­ar­bei­ter eine ent­spre­chen­de Nach­richt und kann dies über die in Intrexx ange­zeig­te Auf­ga­be erle­di­gen.

Mit­hil­fe von Intrexx wur­de ein wesent­li­cher Fort­schritt bei der Digi­ta­li­sie­rung des Unter­neh­mens erreicht. Kein Wun­der, dass die Geschäfts­lei­tung und Mit­ar­bei­ter von abCon­sul­tants auf Ihr Por­tal stolz und mit dem Ergeb­nis sehr zufrie­den sind.

Die High­lights

+ Schnel­le und ein­fa­che Digi­ta­li­sie­rung von Pro­zes­sen und For­mu­la­ren

+ Gro­ße Unter­stüt­zung durch star­ke Ver­zah­nung von Kun­den, Pro­jek­ten und Auf­trags­ab­wick­lung

+ zen­tra­le digi­ta­le Daten- und Doku­ment­ver­ar­bei­tung

+ Vor­tei­le eines pro­fes­sio­nel­len DMS in Intrexx nutz­bar

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