„Unse­re kom­ple­xen Arbeits­struk­tu­ren in der Semi­nar­ver­wal­tung stellt uns vor Pro­ble­me, Por­tal­Con­sult und Intrexx waren für uns die Lösung. Die detail­rei­che und gute Arbeit in den Ana­ly­se­pha­se brach­te uns ein genau­es Abbild unse­rer Vor­gän­ge. Das fer­ti­ge Sys­tem ist viel­sei­tig und arbei­tet mit Auto­ma­tis­men was uns die Arbeit sehr erleich­tert.“ 

Mer­lin Fuchs, Münch­ner Baum­klet­ter­schu­le


Die Fir­ma mit Sitz in Gil­ching bei Mün­chen ist spe­zia­li­siert auf die Aus- und Wei­ter­bil­dung im Bereich der Seil­klet­ter­tech­nik, Baum­pfle­ge und Arbeits­si­cher­heit. Seit die MBKS 2002 als ers­te Aus­bil­dungs­stät­te in Deutsch­land akkre­di­tiert wur­de, ist sie ste­tig gewach­sen und umfasst nun rund 25 Aus­bil­der im bun­des­wei­ten Ein­satz. Zusam­men mit zahl­rei­chen Koope­ra­ti­ons­part­nern bie­tet die Münch­ner Baum­klet­ter­schu­le ein gro­ßes Spek­trum an Kur­sen an.

Vor eini­gen Jah­ren war der Ver­trags­händ­ler auf der Suche nach einer Soft­ware, mit der er Pro­zes­se sowie For­mu­la­re effi­zi­ent digi­ta­li­sie­ren konn­te. So soll­ten Work­flows ver­bes­sert, die Nähe zu Kun­den gestärkt und eine höhe­re Trans­pa­renz im Unter­neh­men sicher­ge­stellt wer­den. Schnell war klar: Mit Intrexx las­sen sich alle die­se Anfor­de­run­gen erfül­len. Vor allem die Fle­xi­bi­li­tät und Leis­tungs­fä­hig­keit der Soft­ware hat die Auto­haus Wid­mann + Win­ter­hol­ler GmbH von Anfang an über­zeugt. Das Unter­neh­men setzt Intrexx bereits seit 2011 ein. Der Auf­bau eines indi­vi­du­el­len und leis­tungs­star­ken Por­tals hat ins­ge­samt nur ca. sechs Mona­te gedau­ert.

Für die Ver­wal­tung und Abwick­lung der Kur­se, Aus­bil­der und Teil­neh­mer wur­den bis­her ver­schie­de­ne Sys­te­me genutzt. Dies führ­te zu mehr­fa­cher Daten­hal­tung, die unter ande­rem die Aktua­li­tät und Kor­rekt­heit der Daten beein­träch­tig­te. Der gesam­te Ablauf (Pla­nung, Durch­füh­rung und Nach­be­rei­tung) der Kur­se soll zukünf­tig in einem Sys­tem auto­ma­ti­siert wer­den. Des Wei­te­ren soll die Kom­mu­ni­ka­ti­on mit den Aus­bil­dern und Teil­neh­mern über das Sys­tem erfol­gen und damit doku­men­tiert wer­den. Zusätz­lich soll eine Kurs­su­che und Anmel­dungs­mas­ke in die Web­site inte­griert wer­den.

Die Semi­nar­ver­wal­tung wur­de mit der Por­tal­soft­ware Intrexx von United Pla­net erstellt. Die­se ermög­licht durch die vor­han­de­nen Bau­stei­ne die schnel­le und kos­ten­güns­ti­ge Umset­zung indi­vi­du­el­ler Lösun­gen. Das Sys­tem besteht aus den Modu­len CRM, Kurs­pla­nung, Kurs­durch­füh­rung, Berichts­we­sen, Doku­men­te und Stamm­da­ten­ver­wal­tung.
Die Infor­ma­tio­nen, die für das gesam­te Sys­tem benö­tigt wer­den, wer­den unter dem Menü­punkt „Stamm­da­ten“ ver­wal­tet. Dort las­sen sich Objek­te wie Regio­nen, Kurs­stand­or­te, Doku­men­ten­prio­ri­tä­ten und Kurs­ka­te­go­ri­en, die ver­schie­den Sta­tus für Kur­se und Teil­neh­mer sowie Kurs­ty­pen (Kurs­scha­blo­nen) ein­tra­gen und ver­wal­ten.
Im Bereich „CRM“ wer­den alle Fir­men, Per­so­nen, Aus­bil­der und die Aus­bil­der­ter­mi­ne ver­wal­tet. In einem Aus­bil­der­ka­len­der wer­den alle Nicht­ver­füg­bar­kei­ten der Aus­bil­der ver­wal­tet. Der Kalen­der dient der erleich­ter­ten Kurs­pla­nung. Wird ein Aus­bil­der einem Kurs zuge­ord­net, wird auto­ma­tisch ein Ter­min im Aus­bil­der­ka­len­der ange­legt. So wer­den bei der Kurs­pla­nung bereits Ter­min­kon­flik­te berück­sich­tigt.
Unter dem Menü­punkt „Kurs­pla­nung“ wer­den alle Kur­se ver­wal­tet. Dies beinhal­tet die Neu­an­la­ge und Bear­bei­tung von Kur­sen, das Anle­gen sowie das Ver­wal­ten von Text­bau­stei­nen und Doku­men­ten zu den Kur­sen und durch­zu­füh­ren­den Akti­vi­tä­ten der Mit­ar­bei­ter. Zum Kurs kön­nen Aus­bil­der gebucht wer­den, die­se erhal­ten auto­ma­tisch eine Buchungs­be­stä­ti­gung per Mail. Ein Kurs kann für die Anzei­ge auf der Web­site frei­ge­ge­ben wer­den. Damit erscheint er dort in ver­schie­de­nen Über­sich­ten (Lis­te, Kalen­der, Kar­te) und kann vom Besu­cher direkt gebucht wer­den. Er erhält vom Sys­tem auto­ma­tisch eine Buchungs­be­stä­ti­gung. Zu Kur­sen kön­nen auch Inter­es­sen­ten erfasst wer­den, um die­se spä­ter zu Teil­neh­mern umzu­wan­deln. Teil­neh­mer kön­nen auch manu­ell im Sys­tem zum Kurs erfasst wer­den. Die gesam­te Durch­füh­rung des Kur­ses wird unter­stützt. Der Teil­neh­mer erhält ver­schie­de­ne Infor­ma­tio­nen und Doku­men­te aus dem Sys­tem: Anmel­de­be­stä­ti­gung, Teil­neh­mer­rech­nung, Kurs­in­for­ma­tio­nen mit Anfahrts­plan und Hotel­lis­te und nach Abschluss eine Teil­nah­me­be­stä­ti­gung mit Zer­ti­fi­kat.
Wird ein Kurs abge­sagt, erhal­ten auto­ma­tisch alle Teil­neh­mer eine ent­spre­chen­de Infor­ma­ti­on und, falls sie schon eine Rech­nung erhal­ten haben, eine Rech­nungs­kor­rek­tur per Mail zuge­sandt. Dies geschieht eben­so, wenn ein Teil­neh­mer inner­halb der Stor­no­frist selbst absagt. Für alle Kur­se exis­tie­ren War­te­lis­ten, die im Fall von Absa­gen genutzt wer­den kön­nen. Eben­falls ist es mög­lich, Teil­neh­mer auf einen ande­ren Kurs umzu­bu­chen.
In dem Bereich „Berichts­we­sen“ wer­den Sta­tis­ti­ken zu den Kur­sen erstellt. Die Sta­tis­ti­ken die­nen dazu, die zukünf­ti­ge Pla­nung wei­ter zu opti­mie­ren. Hier­bei hel­fen bei­spiels­wei­se die Kurs­sta­tis­tik, die Teil­neh­mer­sta­tis­tik wie auch die Kurs­über­bu­chungs­sta­tis­tik.
Unter „Doku­men­te“ befin­den sich alle vom Sys­tem erstell­ten bzw. vom Teil­neh­mer hoch­ge­la­de­nen Doku­men­te mit den ent­spre­chen­den Ver­bin­dun­gen zum Kurs, Teil­neh­mer, Stand­ort, etc.

  • Opti­mie­rung der gesam­ten Pla­nung und Durch­füh­rung
  • Zen­tra­le Arbeits­platt­form (Mit­ar­bei­ter müs­sen nicht mehr in ver­schie­de­nen Sys­te­me wech­seln), alle Daten in einem Sys­tem ver­füg­bar
  • Stand­ortu­n­ab­hän­gi­ger Zugriff, hohe Akzep­tanz bei den Mit­ar­bei­tern und Part­nern
  • Inte­gra­ti­on der Kurs­su­che und Anmel­dung in die Web­site
  • Gute Erwei­ter­bar­keit, hohe Fle­xi­bi­li­tät

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