Digital ins Gericht — Mit digitalen Rechtsakten

Der Arbeit­ge­ber­ver­band vem.die arbeit­ge­ber e.V. unter­stützt sei­ne Mit­glie­der unter ande­rem mit umfas­sen­der Rechts­be­ra­tung und ver­tritt sie in allen individualarbeits‑, betriebs­ver­fas­sungs- und sozi­al­recht­li­chen Aus­ein­an­der­set­zun­gen vor Arbeits­ge­rich­ten sowie den Gerich­ten der Sozi­al­ge­richts­bar­keit.
Im Rah­men der Bera­tun­gen und Ver­fah­ren ent­ste­hen umfang­rei­che Doku­men­ten­samm­lun­gen, soge­nann­te Rechts- oder Gerichts­ak­ten, die bis­lang in Papier­form geführt wur­den.
Auf der Basis von M‑Files wur­de für den Ver­band eine umfas­sen­de Lösung für die digi­ta­le Ver­wal­tung der Rechts­ak­ten ent­wi­ckelt, um die Effi­zi­enz der Pro­zes­se zu erhö­hen und die Arbeit der Mit­ar­bei­ter zu erleichtern.

UMFANGREICHE PAPIERAKTEN LIMITIEREN DIE EFFIZIENZ
Auch im Rechts­ver­kehr schrei­tet die Digi­ta­li­sie­rung vor­an und erlaubt es allen Betei­lig­ten, Pro­zes­se zu beschleu­ni­gen und effi­zi­en­ter zu gestal­ten. Es gibt viel­fäl­ti­ge Bestre­bun­gen zum Aus­bau der Digi­ta­li­sie­rung wie bei­spiels­wei­se neue Vor­schrif­ten zum elek­tro­ni­schen Rechts­ver­kehr oder das beson­de­re elek­tro­ni­sche Anwalts­post­fach (beA).
Der Arbeit­ge­ber­ver­band hat die viel­fäl­ti­gen Vor­tei­le der Digi­ta­li­sie­rung eben­falls erkannt. Aller­dings stell­te die bis­he­ri­ge Papier­form der Akten ein wesent­li­ches Hemm­nis dar: Sie limi­tier­te die Trans­pa­renz der Abla­ge, schränk­te Such- und Zugriffs­mög­lich­kei­ten deut­lich ein und erfor­der­te zudem erheb­li­chen Platz zur phy­si­schen Archi­vie­rung. Ins­be­son­de­re behin­der­te sie auch die von den Rechts­exper­ten drin­gend gewünsch­te mobi­le Nut­zung.
Anstatt gro­ße Papier­sta­pel zum Man­dan­ten oder ins Gericht mit­füh­ren zu müs­sen, soll­ten die Rechts­exper­ten ein­fach einen mobi­len Zugriff auf die digi­ta­le Form der Akte haben, um offe­ne Fra­gen sofort klä­ren zu kön­nen. „Als Ver­band haben wir erst kürz­lich einen Tarif­ver­trag zum mobi­len Arbei­ten ver­han­delt. Die Mög­lich­keit zur mobi­len Arbeit mit den Unter­la­gen in der Rechts­be­ra­tung oder vor Gericht macht unse­re Arbeit so viel leich­ter und – ganz im Sin­ne unse­rer Mit­glie­der – auch effi­zi­en­ter und bes­ser“, schil­dert Alex­an­dra Well­mann, Syn­di­kus­rechts­an­wäl­tin beim vem.die arbeit­ge­ber e.V., den Bedarf.

DIGITALE RECHTSAKTE SCHAFFT TRANSPARENZ UND FLEXIBILITÄT
Vor die­sem Hin­ter­grund ent­schied sich der Arbeit­ge­ber- ver­band zur voll­stän­di­gen Digi­ta­li­sie­rung der Rechts­ak­ten. Heu­te wer­den alle Doku­men­te in einer fall­ba­sier­ten, digi- talen Rechts­ak­te zusam­men­ge­führt. Dazu wer­den Doku­men­te, die das Rechts­team des Ver­ban­des in Papier­form errei­chen, gescannt und dem jewei­li­gen Fall zuge­ord­net. Alte Akten und Unter­la­gen wer­den nur bei Bedarf digi­ta­li­siert, wenn sie für neue Fäl­le benö­tigt wer­den. So sind alle rele­van­ten Doku­men­te an einem Platz und die Suche nach Papier­ak­ten und räum­li­che Limi­ta­tio­nen beim Zugriff ent­fal­len. Die Zugriffs­rech­te wer­den trans­pa­rent und nach­voll­zieh­bar unter voll­stän­di­ger Berück­sich­ti­gung von Daten­schutz­auf­la­gen digi­tal gesteu­ert.
Im Fal­le einer urlaubs- oder krank­heits­be­ding­ten Ver­tre­tung kann der Ver­tre­ter schnell und ein­fach auf die Akten sei­nes Kol­le­gen zugrei­fen.
Auch das lang ersehn­te mobi­le Arbei­ten wur­de sehr stark ver­ein­facht. Dabei stel­len die umfang­rei­chen und pra­xis­be­währ­ten Off­line-Funk­tio­nen von M‑Files sicher, dass die Unter­la­gen auch dann ver­füg­bar sind, wenn kein Zugriff zum Inter­net besteht. Das ist ins­be­son­de­re vor Gericht wich­tig.
Um den Nut­zern die Umstel­lung so ein­fach wie mög­lich zu gestal­ten, bil­det die mobi­le Gerichts­ak­te das ein­ge­spiel­te Vor­ge­hen ab. Im Gericht haben die Anwäl­te die voll­stän­di­ge Gerichts­ak­te – auch off­line – digi­tal dabei und grei­fen über ein iPad Pro auf die Unter­la­gen zu. Dabei wur­den die in der Papier­ak­te genutz­ten Rei­ter und Post-Its für eine schnel­le Navi­ga­ti­on und beson­de­re Hin­wei­se digi­tal im PDF als Inhalts­ver­zeich­nis mit Sprung­mar­ken und Anno­ta­tio­nen umge­setzt. Die zusätz­li­che Mög­lich­keit zur Voll­text­su­che schafft einen neu­en, schnel­len Zugang. Auch Noti­zen kön­nen wäh­rend der Ver­hand­lung direkt erfasst werden.

DOKUMENTENKLASSIFIZIERUNG UND METADATEN SORGEN FÜR EINHEITLICHEN UMGANG
Gemein­sam mit dem Kun­den wur­de eine indi­vi­du­el­le Struk­tur für die Klas­si­fi­zie­rung der Doku­men­te ent­wi­ckelt. Drei Ober­klas­sen unter­tei­len die rund 20 detail­lier­ten Doku­men­ten­klas­sen: Als „Außer­ge­richt­lich“ wer­den bei- spiels­wei­se eige­ne und geg­ne­ri­sche Schrei­ben klas­si­fi­ziert. „Gericht­li­che“ unter­tei­len sich in ver­schie­de­ne Schrift­sät­ze, Pro­to­kol­le, Kla­gen, Erwi­de­run­gen und Urtei­le. Die Ober­klas­se „Anla­gen“ beinhal­tet bei­spiels­wei­se Kün­di­gun­gen und Arbeits­ver­trä­ge.
Jedes Doku­ment wird nicht nur der ent­spre­chen­den Akte zuge­ord­net, son­dern auch sei­nem Inhalt ent­spre­chend einer Doku­men­ten­klas­se zuge­wie­sen. Aus der Klas­se erge­ben sich dann die not­wen­di­gen Meta­da­ten und auch Zugriffs­rech­te, Work­flows oder Archi­vie­rungs­fris­ten kön­nen damit gesteu­ert wer­den. Die Doku­men­ten­klas­sen wer­den zudem zur auto­ma­ti­schen Gene­rie­rung von Inhalts­ver­zeich­nis­sen und Sprung­mar­ken im PDF der Gerichts­ak­te genutzt. „Die lang­wie­ri­ge Suche nach Unter­la­gen in gro­ßen Akten- sta­peln gehört dank der neu­en Lösung end­lich der Ver­gan- gen­heit an. Heu­te haben wir moder­ne Such­mög­lich­kei­ten und kön­nen unse­re Suche durch Meta­da­ten und Doku­men­ten­klas­sen ein­gren­zen, um schnell zu den rich­ti­gen Unter­la­gen zu kom­men“, sagt Well­mann.
Über die digi­ta­le Ver­wal­tung und Archi­vie­rung der Unter­la­gen hin­aus kann die neue Lösung viel mehr. So kön­nen Fris­ten in Doku­men­ten mar­kiert und als Meta­da­ten über­nom­men wer­den. Damit ver­wal­tet M‑Files auch Fris­ten und Ter­mi­ne und infor­miert die rele­van­ten Nut­zer pro­ak­tiv mit direk­tem Bezug zu den Unter­la­gen dar­über. Zudem über­nimmt M‑Files über­grei­fend die Ver­wal­tung der Kon­tak­te zu den ein­zel­nen Fäl­len. „Wir sehen heu­te auf einen Blick, wel­che Fris­ten anste­hen und ob und wie bereits auf sie reagiert wur­de. So haben wir jeder­zeit Trans­pa­renz über den aktu­el­len Stand eines Fal­les. Das ist beson­ders bei Ver­tre­tun­gen hilf­reich“, unter­streicht Well­mann den Nut­zen der inte­grier­ten Ter­min- und Fristenverwaltung.

SCHRITTWEISE UMSETZUNG IN ENGER ZUSAMMENARBEIT MIT DEN NUTZERN
Die Umset­zung des gesam­ten Pro­jek­tes erfolg­te in einem ite­ra­ti­ven Pro­zess mit enger Abstim­mung mit den Nut­zern. Dabei kam dem Pro­jekt die fle­xi­ble Anpass­bar­keit von M‑Files zu Gute: Ideen und Anfor­de­run­gen der Nut­zer konn­ten schnell umge­setzt wer­den, um im Dia­log eine opti­ma­le Lösung zu ent­wi­ckeln. „Die Anpass­bar­keit von M‑Files an unse­re spe­zi­el­len Belan­ge ist grö­ßer als die der Kanz­lei­s­oft­ware-Lösun­gen, mit denen ich bis­lang gear­bei­tet habe. In Kom­bi­na­ti­on mit dem gro­ßen fach­li­chen Know-how der Bera­ter, hat die­se zu einem guten Preis-Leis­tungs-Ver­hält­nis geführt. Die Fle­xi­bi­li­tät und Ein­fach­heit der Lösung sor­gen auch für Begeis­te­rung bei mei­nen Kol­le­gen und mir“, lobt Well­mann die neue Lösung.

FÜR DIE WEITERE DIGITALISIERUNG GERÜSTET
Mit der Digi­ta­li­sie­rung der Rechts­ak­ten ist der Ver­band- einen bedeu­ten­den Schritt für mehr Effi­zi­enz und Nut­zer­freund­lich­keit wei­ter­ge­kom­men. Die Rechts­exper­ten haben heu­te einen bes­se­ren Zugriff auf alle Unter­la­gen und kön­nen die­se auch mobil ein­fach nut­zen. M‑Files bie­tet sich als uni­ver­sel­le Platt­form für intel­li­gen­tes Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment auch für wei­te­re Anwen­dungs­ge­bie­te im Arbeit­ge­ber­ver­band an. „Die Digi­ta­li­sie­rung ist für uns, eben­so wie für unse­re Mit­glie­der, ein wich­ti­ges The­ma. Mit der digi­ta­len Rechts­ak­te konn­ten wir nicht nur unse­re Abläu­fe erheb­lich ver­bes­sern, son­dern als Arbeit­ge­ber­ver­band auch als Vor­bild dafür die­nen, wie moder­ne IT-Lösun­gen Effi­zi­enz und Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit stei­gern kön­nen“, sagt Thors­ten Brö­cker, Haupt­ge­schäfts­füh­rer des vem.die arbeit­ge­ber e.V. „M‑Files hat sich als soli­de Basis für die Moder­ni­sie­rung von Pro­zes­sen und Abläu­fen eta­bliert. Wir wer­den den wei­te­ren Aus­bau des intel­li­gen­ten Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ments vor­an­trei­ben, um in unse­ren Pro­zes­sen kon­ti­nu­ier­lich bes­ser zu wer­den“, zieht Thors­ten Brö­cker als Fazit des Projektes.