Büro vs. Home-Office, Social Media vs. Marketing, sichere Hardware vs. Cloud, Extranet vs. Intranet: All diese Begriffe haben eins gemeinsam. Lange Zeit galten sie als Gegensätze und schlossen einander aus. Arbeit hatte nichts mit dem eigenen Heim zu tun. Social Media war nicht für Marketing vorgesehen und eine Cloud konnte nicht sicher sein. Extranet und Intranet sind strikt voneinander getrennt.
Die Zeit und fortschreitende Technologien haben aber gezeigt, dass diese Themen keine Gegensätze sein müssen. Home-Office ist spätestens seit Corona zu etwas Selbstverständlichem in der Büro-Arbeitswelt geworden, Marketing per Social Media sowieso, genauso wie das Wissen, dass eine Cloud Daten sicher speichern kann. Und was ist mit Extranet und Intranet?
Hier galt ebenfalls lange Zeit: Beides ist sinnvoll, sollte aber lieber getrennt voneinander betrachtet werden. Tatsächlich lassen sich beide Netzwerke sicher kombinieren und gemeinsam zu einem modernen digitalen Arbeitsplatz integrieren.
Extranet vs. Intranet: Was sind die Unterschiede?
Das Intranet ist eine Online-Plattform für Mitarbeiter in einem Unternehmen, also im Grunde und je nach bereitgestellten Funktionen ein soziales Netzwerk für das Arbeitsumfeld. Ein Intranet ermöglicht es Mitarbeitern, miteinander zu kommunizieren, Dokumente gemeinsam digital zu bearbeiten, Projekte im Team zu verwalten oder sogar die Urlaubsplanung oder den Fuhrpark zu koordinieren, und das alles unabhängig von Zeit, Ort oder Gerät. Je nach Größe des Unternehmens und/oder der IT-Abteilung liegt diesen Einsatzszenario meist eine Cloud-Technologie zugrunde.
Das Extranet wiederum kann man sich als ein digitales B2B-Portal vorstellen, bei dem externe Nutzer autorisierten Zugang zu für sie relevante Unternehmensdaten bekommen. Daher bezeichnen einige Experten das Extranet – je nach Programmierung – auch als eine Erweiterung des Intranets im Unternehmen. Durch ein solches externes Netzwerk können Vertriebspartner und andere Stakeholder auf wichtige Daten im Unternehmen zugreifen und gleichzeitig können alle Seiten sicher sein, dass empfindliche Informationen geschützt bleiben. Durch eine filigrane Rechteverwaltung erhält jede Partei natürlich nur zu den für sie relevanten Informationen Zugang.
Warum ist ein solches Vertriebsportal hilfreich oder sinnvoll?
Externe Vertriebspartner digital mit dem eigenen Unternehmen zu vernetzen, kann sehr viel Zeit sparen, die Kommunikation beschleunigen und viele kleine mühsame Arbeitsschritte ersetzen.
a.) So hat beispielsweise die Deutsche Post ein sehr weitreichendes Extranet. Darüber haben unter anderem die zehn größten Tochtergesellschaften Zugang zum Unternehmensnetzwerk. Wenn also beispielsweise ein Mitarbeiter der Logistikparter der Deutschen Post und DHL die Verfügbarkeiten von Lieferfahrzeugen in Erfahrung bringen möchte, kann er dies über dieses Portal mit wenigen Klicks tun.
b.) Bei Booking.com hilft das Extranet registrierten Unterkünften dabei, wichtige Informationen schnell zu finden oder ihre Profile anzupassen, ohne dass sie dafür jedes Mal die Unternehmenszentrale anrufen oder per E‑Mail anschreiben müssen. Stichwort: Self-Service-Portal
Gleichzeitig bringt ein derartiges B2B-Portal verschiedene externe Partner zusammen. In einem Krankenhaus können sich so beispielsweise Zulieferer oder Logistiker, die zusammenarbeiten, kurzschließen oder wichtige Daten und Informationen unternehmensübergreifend austauschen.
Sowohl Intranet als auch Extranet spielen damit eine wichtige Rolle in einem Unternehmen. Klar ist aber auch: Der Zugang und auch die Datenweitergaben, sowohl beim Intranet als auch beim Extranet, müssen klar geregelt sein.
Keine Kompromisse bei der Sicherheit
Denn sobald sensible Daten im Spiel sind – und davon ist bei einem Unternehmen nicht erst seit Bestehen der DSGVO eigentlich immer auszugehen – ist es wichtig, zu klären, wer wann, wie und in welcher Form Zugriff erhält. Ein externer Lieferant hat erstens wenig davon, wenn er auf die Daten der Personalabteilung zugreifen kann. Zweitens verletzt das natürlich den Datenschutz.
Gleichzeitig möchte man verständlicherweise den Zugang zu den relevanten Daten so einfach wie möglich gestalten. Genau deshalb kommen so häufig Cloud-basierte Technologien zum Einsatz, da diese einen schnellen, unkomplizierten und ortsunabhängigen Zugang zum Unternehmensnetzwerk bieten. Auch hier stellt sich wiederum die Frage nach dem Datenschutz. Wie sicher sind die Firmendaten in der Cloud?
Hier hat sich viel getan. Sowohl Software-Anbieter als auch Cloud-Provider bieten von komplexen Verschlüsselungsprotokollen bis hin zu Server-Standorten in Europa eine Vielzahl an Sicherheitsfeatures, die es sehr sicher machen, sowohl das Intranet als auch das Extranet in die Cloud zu migrieren.
Dennoch bleibt die zweite Frage: Wie garantiert man den Datenschutz zwischen internen und externen Mitarbeitern, wenn alle auf das gleiche Netzwerk zugreifen?
Fragen über Fragen. Aber keine Sorge. Es gibt darauf bereits Antworten.
Dank Low Code: Extranet und Intranet nahtlos integrieren
Die Antwort darauf heißt: durch zwei getrennte Systeme. Anstatt, dass sich sowohl interne als auch externe Mitarbeiter ins gleiche Portal einloggen, dann aber unterschiedliche Informationen sehen, trennt man die Systeme ganz einfach und sauber digital. Den Austausch von Informationen wiederum garantiert eine Schnittstelle. So wird aus einem „System im System“ ein einziger digitaler Workplace. Der Schlüssel dazu heißt Low-Code-Development – doch dazu gleich mehr.
Wie funktioniert das in der Praxis? Die Mitarbeiter loggen sich ganz normal über das Intranet ins System ein und sehen dort – je nach interner Freigabe – alle Daten, Zahlen, Nachrichten und Projekte – auch die von externen Zulieferern oder Kunden. Die externen Stakeholder wiederum loggen sich über das komplett eigenständige Extranet ins System ein, was ihnen Zugang zu den für sie relevanten Daten gibt. Ein interner und ein externer Nutzer hätten so durch Synchronisation zum Beispiel Zugang zu dem exakt gleichen Lieferschein. Die getrennten Systeme sorgen aber dafür, dass keiner Einblicke in sensible Informationen des anderen erhält.
Damit das funktioniert, muss eine Collaboration-Plattform zwei Voraussetzungen erfüllen:
a.) Intranet und Extranet müssen sich nahtlos ineinander integrieren lassen und völlig kompatibel sein und sie müssen
b.) mandantenfähig sein. Ideal dafür sind daher Low-Code-Systeme, bei denen sich ein Extranet an nahezu jedes bestehende Intranet anpassen und darüber hinaus an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angleichen lässt. Im absoluten Idealfall basieren beide Portale sogar auf den gleichen Systemen und verwenden die gleichen Schnittstellen.
Aus diesem Grund spricht man vielleicht bald nicht mehr von Intranet vs. Extranet, sondern von einer ganz neuen Form der internen und externen Zusammenarbeit. Und dann wird es richtig spannend. Denn genau dann wird die Technologie ihr volles Potenzial entfalten können und das tun, wofür sie von Anfang an gedacht war: Arbeitsprozesse erleichtern, Workflows beschleunigen, Mitarbeiter entlasten, Fehler verringen und Kunden sowie Partner zufriedener machen und damit direkt und messbar auf den Unternehmenserfolg einzahlen. Die Schlüsseltechnologie dazu: Low Code.
Autor: Moritz Neufeld, United Planet